¿Alguna vez has escuchado comentarios como “no era lo que tenía en mente” o “esperaba algo diferente” ?. A menudo, esto sucede en el desarrollo de proyectos dado que no tenemos una visión exacta de las expectativas de nuestros clientes. Es común caer en el error de creer que entendemos completamente lo que él quiere. Sin embargo la realidad es, que en ocasiones las ideas no quedan del todo claras, lo cual puede resultar un teléfono descompuesto entre el cliente y equipo de trabajo.
Cada persona tiene su propia manera de interpretar las cosas, así pues, para evitar esto es que aplicamos el Benchmark: una herramienta gráfica que no solo ayuda a nuestros clientes a definir claramente lo que quieren en su proyecto, sino que también nos asegura que estamos avanzando por la dirección correcta.
Siempre con la mentalidad de hacer las cosas bien
En esta entrada de blog, encontrarás todo lo que necesitas saber acerca del Benchmark: la importancia de alinear todo lo que hacemos con las expectativas del cliente, los beneficios de implementarlo en tus proyectos, los tipos de Benchmark según tus objetivos y las mejores prácticas para hacer de esta herramienta un hábito continuo.
¿Cómo el Benchmark define el éxito de tu proyecto?
Definición de Benchmark
Entendamos esta herramienta como un parámetro de comparación donde no solo consideramos proyectos en los que hemos participado, sino también aquellos externos, que sirven como marcos de referencia para entender y visualizar con claridad lo que el cliente desea. Con esto, no hablamos del conocido copy-paste de lo que otras empresas hacen, sino más bien usar esos proyectos como base de inspiración para definir claramente las características específicas que buscamos, y también las que no.
Tipos de Benchmark según tu proyecto
Competitivo
Observar y aprender de empresas líderes nos guía hacia la mejora continua.
El Benchmark de Competencia busca evaluar los productos, servicios y proyectos de los principales competidores para realizar una comparación de lo que se quiere desarrollar. Por ejemplo, si gestionamos ventas online y buscamos mejorar la rapidez de respuesta al cliente, podríamos estudiar como otras empresas líderes manejan sus servicios de venta: tiempo promedio en responder, roles de equipo, plataformas tecnológicas, entre otros.
Interno
Medir el desempeño entre departamentos nos ayuda a identificar estrategias que pueden ser replicadas con éxito.
El Benchmark Interno se realiza dentro de la misma empresa para evaluar o detectar oportunidades entre los mismos departamentos o grupos empresariales. Por ejemplo, si un área de ventas destaca por su excelente atención al cliente y experiencia del usuario, esta categoría nos permite identificar las mejores prácticas para después adaptarlas en otros departamentos.
Funcional
La fuente de inspiración puede llegar en cualquier instante.
El Benchmark Funcional implica identificar las mejores prácticas de una empresa que sea excelente en el área. No necesariamente tiene que ser un competidor, dado que su función es buscar áreas de oportunidad. Por ejemplo, en el caso de ventas online, en lugar de promocionar nuestros productos por mensaje, podríamos optar por estrategias como publicaciones en redes sociales, colaboraciones con speakers, etcétera.
Revisemos este ejemplo
Imagina que estás trabajando en un proyecto para redecorar un área de trabajo en una biblioteca. Hasta este punto, el proyecto ha avanzado sin problema; sin embargo, al momento de instalar una repisa, el cliente decide que se vuelva hacer porque no era lo que esperaba. Ante su inconformidad, comienzas desde cero, sin embargo continúa sin gustarle el resultado final. En esta situación es normal cuestionarse: ¿con qué impresión se queda el cliente de mi trabajo? ¿cómo se siente mi equipo al volver a comenzar todo?.
Si desde un inicio se hubiera realizado un Benchmark, consultando proyectos similares y recopilando diferentes estilos, diseños, ejemplos y tendencias de repisas, para luego compartirlo con el cliente, el resultado final hubiera cumplido con sus expectativas, evitando reajustes en el proyecto.
Evaluar y comparar opciones nos permite definir nuestro proyecto correctamente.
Beneficios de implementar el Benchmark en tus proyectos
Enfoque en el Cliente
Una de las ventajas más destacadas del Benchmark es su potencial para alinear los objetivos estratégicos con las expectativas del cliente. En Axioma, nuestra metodología se centra en el activo más valioso: las personas. Al comprender qué es lo que realmente quiere el cliente, podemos fortalecer relaciones a largo plazo y asegurar entregas de calidad.
Los clientes valoran escuchar ideas de éxitos y fracasos de otros planes, y cómo estas experiencias pueden contribuir a mejorar su proyecto.
Establecer decisiones estratégicas
En esta herramienta utilizamos datos comparativos reales y detallados de proyectos similares como guía. Esto reduce el riesgo de tomar decisiones basadas únicamente en suposiciones y asegura que cumplamos con las preferencias del cliente.
Estar en la misma página nos guía hacia decisiones acertadas que reflejan la realidad de la meta a conseguir.
Promover el aprendizaje continuo
El Benchmark sirve como un punto de referencia para comparar y analizar nuestros resultados con proyectos similares. Como lo hemos mencionado, es importante destacar que no es simplemente copiar lo que se ha hecho antes, sino utilizar estos ejemplos como fuente de innovación e inspiración para adaptar las decisiones a las necesidades del cliente.
Hay aprendizaje en todo lo que hacemos, incluso en aquello en lo que nos consideramos expertos.
Recomendaciones prácticas para un buen Benchmark
Representar gráficamente
Esto permite ver de un vistazo las características específicas de cada proyecto, como el nombre, ubicación, año, número de unidades, equipamiento, tipo de estructura, niveles, costo por departamento, entre otros. De este modo, será más sencillo ayudar al cliente a tomar una decisión que se alinee con sus expectativas, e incluso tener una idea de lo que no quiere en su diseño.
Cada proyecto es único, por lo tanto los criterios a considerar dependerán de las características de cada uno.
Incluir referencias visuales
Como se suele decir, una imagen puede comunicar más que mil palabras. Retomando el ejemplo de la repisa, hemos realizado un Benchmark integrando criterios como material, estructura, costo y estilo. No obstante, es probable que el cliente necesite ver cómo luce realmente cada repisa para tomar una decisión segura. Aquí es donde las fotografías juegan un papel importante, pues facilitan al cliente decir comentarios como “eso es lo que tenía en mente”, o “me gustaría algo similar a eso”; asegurando que ambos estén en la misma página.
Mantener una comunicación continua con el cliente
Recopilar información de cada proyecto es fundamental, pero no siempre es suficiente. Es clave mantener una comunicación abierta desde un inicio y evitar suponer lo que el cliente desea. Las interpretaciones erróneas pueden resultar en retrabajos que afectan el tiempo, costo y calidad del proyecto.
En Axioma es recomendable realizar una reunión con el cliente donde se presente el Benchmark desde las etapas iniciales del proyecto.
Definir metas realistas
Establecer metas alcanzables es fundamental en la gestión de proyectos, ya que las expectativas de nuestros clientes a menudo pueden superar lo que realmente se puede lograr. Es importante conectar sus ideas con ejemplos similares para facilitar una perspectiva realista, y al mismo tiempo asegurar la calidad del trabajo.
El Benchmarking es la búsqueda de las mejores prácticas de la industria que conducen a un desempeño excelente.
Implementando estas prácticas y adoptando herramientas recomendadas por la Metodología Axioma, transformarás el Benchmark en un aliado clave para tus proyectos, asegurando un camino hacia el éxito por medio de decisiones estratégicas y adaptadas a tu contexto.
Te invito a explorar más sobre este tema en el libro ¿Y si fuera tu proyecto? del autor Antonio Villarreal y en el episodio Planeación de Proyectos, del podcast Bitácora 23.
Respuestas
Execelente información
Suena muy útil para implementar en mis proyectos.
Yo uso el bechmark en mis proyectos excelente herramienta